RELACIONES DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
Las buenas relaciones dentro de una organización es un factor importante para el éxito de las mismas, no sólo con los clientes sino también internamente; con su personal. Si una compañía, empresa o institución que desde el proceso de reclutamiento y selección, toma en cuenta tanto las habilidades técnicas y conceptuales como las humanas, podrá contar con colaboradores más productivos, quienes pueden comunicarse mejor con los clientes y entre sí e inclusive existen menos conflictos y menos errores en los productos o servicios que estas presten. A continuación se presentan una serie de elementos que enmarcan las relaciones dentro de las organizaciones y como estos elementos son claves para que los objetivos que se quieren lograr en la organización se cumplan de manera exitosa.
DISEÑO CORPORATIVO Y TOMA DE DECISIONES
DISEÑO CORPORATIVO
Cuando el diseño se aplica a todos los niveles de la organización incluyendo la planeación y estructura empresarial se puede llegar a impactar e incluso generar nuevos modelos de negocios donde la oferta de valor sea la base no sólo de los planes de acción de diseño sino de todas las áreas de la empresa con el fin de mantener y potenciar la cadena de valor.
Estructuración Corporativa
La mayoría de las veces se confunde este concepto con el de organigrama, sin embargo esta concepción es limitada, pues un diseño efectivo de la estructura corporativa debe responder no sólo a variables operativas y funcionales, sino principalmente a lineamientos estratégicos y del modelo de negocio para lograr una estructura flexible que permita el crecimiento de la empresa.
Planeación Estratégica de Diseño
La planeación estratégica por lo general se aborda desde unidades funcionales básicas (capacidad directiva, productiva, competitiva, talento humano, etc.), sin tener en cuenta específicamente variables relacionadas directamente con el diseño. Sin embargo, cuando el diseño se convierte en una variable estratégica transversal a toda la planeación estratégica se asegura la innovación empresarial en todos los niveles de la organización.
Diseño de Identidad Corporativa
El manejo integral y unificado de la identidad corporativa como un claro reflejo de los valores y creencias internos de la organización es esencial para lograr comunicar a nivel interno y externo quiénes somos y que ofrecemos para de esta forma ser reconocidos frente a la competencia.
LA TOMA DE DECISIONES
Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre varias opciones o alternativas, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel personal, laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración), etc. Es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas etapas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones no es más que elegir entre varias opciones cual es la más conveniente para nosotros en un determinado momento.
Desde el punto de vista laboral, para el administrador o gerente, la toma de decisiones es sin duda una de las mayores responsabilidades que debe asumir. Tomar la decisión correcta cada vez es el ideal de quienes practican la gerencia, hacerlo requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia ene le tema.
La Toma de Decisiones, trabaja de la mano con las cuatros funciones administrativas: Planeación, Organización, Dirección y Control algunas de las preguntas que se realizan ante una toma de decisiones en la empresa son:
Qué objetivo estamos persiguiendo?
Quien está mejor calificado para asumir la responsabilidad de esa actividad?
Como se puede manejar a un grupo de trabajadores en específico?
Cabe destacar, que la toma de decisiones es importante, ya que es a través de la aplicación de un buen procedimiento, o modelo de toma de decisiones, el cual nos ahorrara tiempo, esfuerzo y energía. De tal manera es importante porque mediante el empleo de un buen juicio, la toma de decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir en las diferentes alternativas y operaciones. También es de vital importancia para la administración ya que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia.
NIVELES Y ESTRUCTURA DE LA GESTION
Para conseguir una gestión empresarial óptima es muy importante adoptar una estructura organizativa adecuada, que no es más que la forma en que se divide el trabajo dentro de una empresa. Dicho en otras palabras, la estructura organizativa u organizacional establece un sistema de papeles o roles que han de desarrollar los integrantes de una entidad para trabajar juntos y conseguir los objetivos que se han marcado.
El gurú de los negocios y el management, Henry Mintzberg, identificó en dos de sus obras estrella (La estructuración de las organizaciones y Diseño de las organizaciones efectivas), los componentes básicos de cualquier organización, que seguimos encontrando hoy en día:
Cumbre estratégica: se corresponde con la cúpula de mando, que se responsabiliza del desarrollo de la estrategia de la organización, de su relación con el entorno y de que todos los integrantes de la empresa cumplan la misión que les ha sido asignada.
Línea media: es el eslabón que une la cumbre estratégica con el núcleo operativo. Son los responsables de departamentos, divisiones, funciones y procesos.
Núcleo operativo: lo integran todas aquellas personas que realizan el trabajo directamente relacionado con el aprovisionamiento, producción y distribución de productos y servicios.
Tecnoestructura: está formada por analistas, que no son ni directivos ni tampoco influyen en el flujo de trabajo, pero que diseñan y planifican la actividad de la empresa.
Staff de apoyo: son aquellas unidades especializadas en prestar ayuda a la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones, como por ejemplo, la unidad de seguridad, limpieza, etc.
CONTROL POR NIVELES Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA
El término “control por niveles” (level control) se utiliza generalmente para definir, cuantas personas dependen de un Director General (Director de División, Director de Departamento, etc.). Lo que se pretende indicar con esta definición es saber donde se sitúa el Gerente desde el punto de vista lineal, es decir, qué lugar ocupa en el organigrama de la organización, sin especificar el contenido de sus cometidos funcionales y/o personales. El control por niveles podrá variar en función, como es lógico, de las características y circunstancias de la organización, su tamaño o dimensión, el grado de competencia dentro de los valores de la organización y el grado de complejidad tecnológica de la misma.
Por otra parte, no existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, pero si podremos identificar los factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los niveles de la empresa. Lo que sí se verá reflejado, sin duda, es la personalidad, capacidad y energía de mando del gestor, por el dinamismo de los activos y los recursos humanos que ha implementado al diseñar la organización funcional. Habrá que tener en cuenta como es el estilo de la gestión general dentro de la organización. Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que propicia las comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de trabajo, estará habituada a trabajar en equipo, compartiendo responsabilidades.
En este sentido, este tipo de estructura permitirá un excelente control por niveles, favoreciendo la marcha eficiente de la empresa. Si el control por niveles es demasiado complejo, los subordinados sentirán frustración al no poder acceder fácilmente a sus mandos superiores por estar éstos con problemas de tiempo y excesiva carga de trabajo, sobre todo en las áreas bajo su control que no han sido delegadas.
DELEGACION DE RESPONSABILIDADES
Se define el término delegación como: conceder a otra persona la autoridad necesaria para que actúe en nuestro nombre, tome decisiones y/o acciones especificas en la gestión empresarial. Cuando se concede esta autoridad y responsabilidad para que se actúe en nuestro nombre, hemos de comprometernos con la decisión tomada. Este es un principio fundamental que, paradójicamente, no siempre funciona en la práctica; pero es un principio que deberemos aceptar siempre que decidamos delegar nuestra autoridad en otra persona. Así mismo, el concepto de responsabilidad se refiere a las tareas o trabajos que configuran la organización de una empresa.
Al mismo tiempo, el gerente ha de tener presente que la función de delegar, obtener resultados y las tomas de decisiones, se basarán en tres aspectos:
1. La delegación refuerza la influencia del Gerente.
2. La delegación proporciona el medio para que este Gerente desarrolle el liderazgo a través de la experiencia.
3. La delegación aumenta el sentido de responsabilidad del Delegado.
Atendiendo estas consideraciones, el gerente no puede realizar por sí solo todo el trabajo de su empresa, por tanto tienen que delegar. Algunos gerentes al sentirse imprescindibles, tienen cierta aversión a delegar. Esto estaría justificado si no encuentra a nadie que le sustituya en ciertas tareas significativas. Pero, desde un punto de vista práctico, los gerentes deben introducir ciertos cambios en su estructura que propicie la delegación a todos los niveles.
COMUNICACION EN LA ORGANIZACION
Una gran cantidad de acciones de los seres humanos está caracterizada por la comunicación, particular atención tiene para las organizaciones este aspecto tanto en las relaciones interpersonales como en las organizacionales, es decir entre las personas que allí laboran así como entre las diferentes organizaciones. Se puede afirmar que la comunicación es el fundamento de toda vida social y que este proceso responde a diversos procesos dentro de una institución u organización.
CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION
En una organizativa centralizada, la autoridad para la toma de decisiones se concentra en la parte superior y sólo unas pocas personas son los responsables de la toma de decisiones y la creación de políticas de la organización. En una organización descentralizada, la autoridad se delega en todos los niveles de gestión y en la organización. Un grado de organización de centralización o descentralización depende del grado de poder de decisión que se distribuye a lo largo de todos los niveles.
Resulta así mismo interesante saber, que la descentralización es un rasgo común de las organizaciones con visión de futuro. Una estructura organizativa descentralizada permite una toma de decisiones más rápida y una mejor capacidad de adaptación a las condiciones locales y al contexto. En una organización grande, un alto grado de centralización daría lugar a la ineficacia ya que todas las acciones tendrían que ser aprobadas y autorizadas por la alta dirección. La descentralización también permite a la organización adaptarse mejor a las condiciones delegando la autoridad a los que están físicamente presentes y activos en un determinado proyecto u operación. Otra ventaja importante es la gestión de la experiencia. En una organización descentralizada, los gerentes de niveles inferiores adquieren experiencia relevante, lo cual mejora la calidad de los recursos humanos.
COMUNICACION EFECTIVA
Dentro de una organización se necesita el constante uso de la comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de actividades entre individuos que participan dentro de la misma: «Nos comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc.» (Adler y Jeanne,1983).
Un adecuado flujo de comunicación en una organización, tanto para sus públicos internos como externos, facilita que los objetivos para los que fue creada se cumplan; además de promover actitudes favorables de los públicos a la organización, las cuales son indispensables para que ésta subsista y se desarrolle. La comunicación efectiva se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman parte del público interno y externo de la organización, desarrollan adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha organización.
Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicación eficaz, es el saber escuchar. En una organización se tiene que saber qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de la organización. Teniendo estos datos, se puede estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación, pero es esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y medios que se vayan a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el perfil de la organización
ESTRATEGIA DE LA COMUNICACION
La palabra estrategia proviene del vocablo griego «estratego» que significa general. Sus orígenes se revelan en el campo militar, transfiriéndose con gran acierto a la esfera económica y, a su vez, ha encontrado propiedad en las diferentes esferas de la sociedad. Muchas son las definiciones que podemos encontrar en la literatura tratando de conceptualizar el término de referencia y su diversidad se expresa en correspondencia con la esfera en que se emplee.
La estrategia de comunicación es una serie de acciones programadas y planificadas que se implementan a partir de ciertos intereses y necesidades, en un espacio de interaccion humana, en una gran variedad de tiempos. La estrategia lleva un principio de orden, de selección de intervención sobre una situación establecida. (Arellano, citado por López Viera, 2003: 214).
Por otro lado, López Viera hace referencia a las estrategias de comunicación como elproceso que tiene que conducir en un sentido y con un rumbo, la voluntad planificada del hombre hacia el logro de objetivos generales que permitan modificar; la realidad de la cual partimos, sin perder el rumbo, sin perder lo esencial de esos propósitos (2003: 213). Según Yarmila Martínez una estrategia de comunicación es la vía por la que se pretende posicionar determinado concepto comunicativo (mensaje principal) entre los distintos públicos. Se expresa en acciones específicas que definen una alternativa principal para conseguir el fin y otras alternativas secundarias o contigenciales en aras de lograr el mismo propósito (2009: 160).
En definitiva, la acción comunicativa exige de un proceso de planeación previa que contribuya de alguna manera a garantizar la aficiencia del esfuerzo y para ello es necesario hablar entonces de estrategias de comunicación que constituyen el conjunto de formas y modos comunicativos que tienen como objetivo establecer una comunicación eficaz de ideas, productos o servicios con un compromiso implícito de recursos y que ayuden a la toma de decisiones.
COMUNICACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS
La comunicación entre los departamentos es muy importante ya que es “el cemento que mantiene unidas las unidades de una organización” (Lucas Marin, 1997). Gracias a la comunicación, los departamentos pueden estar enterados de algún proyecto, de políticas o de cualquier acontecimiento que pueda afectar a la organización y así cada uno poder tomar decisiones de cómo enfrentar esas situaciones, sin afectar a los demás departamentos, pero también ayudarlos en lo que sea posible.
Para que la comunicación entre departamentos funcione, los responsables de cada departamento deben de comprender que los problemas de los demás también afectan el funcionamiento de cada departamento. Ya que todos trabajan en conjunto para lograr un fin. Que es el generar ganancias para la organización.
En resumen, la comunicación entre departamentos es de suma importancia ya que es una parte muy importante para lograr las metas y objetivos de la organización, con unos departamentos bien comunicados no solo se alcanzan las metas si no que se lograría tener un ambiente agradable para trabajar y así tendrías colaboradores satisfechos y comprometidos con su trabajo.
COORDINACIÓN DE LOS CIRCUITOS INFORMATIVOS
Las instituciones al crecer se convierten en entes dinámicos difíciles de controlar o gestionar. Al mismo tiempo, para cubrir todas las expectativas empresariales, aumentan la plantilla de especialistas. Coordinar a los distintos departamentos que configuran la organización, se convierte en un problema difícil de resolver.
Lo anterior expuesto, nos dice que antes de introducir una eficaz coordinación, deberemos diseñar una correcta comunicación e informar a las personas de la importancia de su trabajo y su inclusión en los objetivos generales de la empresa, y a nivel particular, en su departamento o sección. Hay que resaltar la importancia de cómo se deben conectar los distintos departamentos y que se espera de ellos para alcanzar los objetivos de la empresa. La comunicación es necesaria para coordinar todas y cada una de las funciones.
Cabe considerar que la responsabilidad de establecer e integrar los esfuerzos de los distintos departamentos y las personas que los integran corresponde, en primer lugar, al Director General y subsidiariamente a cada Jefe o Director de Departamento. Esta coordinación se establece a través de las relaciones colaterales de los mandos intermedios, mediante una interrelación eficaz.
Esta coordinación debe ser establecida en los primeros momentos de la implantación, cuando es más fácil conseguir el consenso o acuerdo general. Cuando existen varios grupos de trabajo, cada uno de ellos debe establecer contacto con el otro, pero puede ocurrir que si se incorporan nuevas personas durante el proceso, empiecen las dificultades y retrasos. Como se puede comprobar, la coordinación es un proceso continuo y los gerentes deben aplicar soluciones adicionales, pero tratando siempre que prevalezcan los criterios o principios generales y no improvisar en cada ocasión.
REFERENCIAS
http://site.gerenciaydiseno.com/diseno-corporativo.html
http://ipalmagerenciamoderna.blogspot.com/2011/01/toma-de-decisiones.html
http://retos-directivos.eae.es/estructura-organizacional-clave-para-una-eficaz-gestion-empresarial/
http://www.eumed.net/libros-gratis/2006a/prd/3c.htm
http://www.eumed.net/libros-gratis/2006a/prd/3d.htm
http://www.benitezrafa.es/como-desarrollar-una-estrategia-de-comunicacion-en-8-pasos/
http://www.beckmann-bio.com/files/dictionnary/pest_analysis.html
http://www.entreintermedios.com/2009/03/el-dafo-en-tiempos-de-crisis/
http://emprendiendoavivir.com/tag/metodologia-smart/
http://www.monografias.com/trabajos53/libro-gestion-empresarial/libro-gestion-empresarial6.shtml#ixzz3yebDrnM0
La Comunicación Dentro De Las Organizaciones Es Fundamental Para La Toma De Decisiones 